Secrétariat & coordination événementiels
Votre événement, un suivi organisé à chaque étape.
PRO2V vous accompagne dans la préparation administrative et la coordination de vos événements : recherche et suivi des prestataires, invitations, inscriptions et gestion du planning.
Un appui ponctuel ou un accompagnement global, selon les missions que vous souhaitez déléguer.
Votre événement, un suivi organisé à chaque étape.
PRO2V vous accompagne dans la préparation administrative et la coordination de vos événements : recherche et suivi des prestataires, invitations, inscriptions et gestion du planning.
Un appui ponctuel ou un accompagnement global, selon les missions que vous souhaitez déléguer.
Pourquoi faire appel à PRO2V pour votre événement ?
Gagner du temps dans la préparation
Identifier et coordonner les prestataires
Déléguer les invitations et inscriptions
Confier le suivi administratif
Maîtriser le planning et le budget
S’appuyer sur une présence le jour J
Notre approche
Chaque événement demande une préparation et un suivi rigoureux. PRO2V vous accompagne dans la recherche de lieux et de prestataires adaptés à votre projet, la gestion des invitations et des inscriptions, ainsi que le suivi administratif, du budget et du planning.
Vous choisissez les missions à déléguer : recherche d’une salle, d’un traiteur ou d’animations, préparation administrative, logistique ou coordination le jour J. Nous adaptons notre accompagnement à vos besoins, pour une intervention ponctuelle ou un suivi global, en lien direct avec vous et les prestataires.
Le déroulé
Définition de votre projet
Un premier échange permet de préciser vos objectifs, le type d’événement, le nombre de participants, votre budget et vos contraintes. Nous définissons ensemble les missions à prendre en charge et le niveau d’accompagnement souhaité.
Préparation et suivi de l’événement
Recherche de lieux et de prestataires, demandes de devis, suivi des invitations et des inscriptions, préparation des documents et du planning : PRO2V organise et suit les préparatifs selon les missions convenues.
Coordination le jour J et suivi après l’événement
Selon le périmètre défini, PRO2V assure l’accueil des participants, la coordination des prestataires et le suivi du programme. Après l’événement, l’accompagnement peut se poursuivre avec le suivi administratif des factures, les remerciements et la collecte des retours des participants.
Nos services événementiels
PRO2V adapte son accompagnement à chaque projet : événements d’entreprise, institutionnels, associatifs ou privés. Pour chacun, vous pouvez déléguer tout ou partie de la préparation et de la coordination.
Séminaires & journées d’entreprise
PRO2V prépare le cadre organisationnel de vos séminaires : articulation des temps de travail et des pauses, préparation des documents, suivi des participants et des besoins matériels.
Lorsque le projet prévoit un déplacement ou plusieurs journées, l’accompagnement peut intégrer les solutions de transport et d’hébergement. Vous vous consacrez au contenu des échanges, avec une organisation coordonnée en amont.
Team building & cohésion d’équipe
PRO2V vous accompagne dans la préparation de vos journées de cohésion : recherche d’activités et de prestataires adaptés à vos objectifs, au profil des participants et à votre budget, comparaison des devis et suivi des inscriptions.
Selon les missions confiées, PRO2V coordonne les aspects pratiques, le planning et les échanges avec les intervenants, jusqu’à l’accueil des participants le jour J. Les activités sont encadrées par les prestataires retenus, avec un suivi organisationnel assuré par PRO2V.
Soirées d’entreprise & événements de fin d’année
PRO2V vous accompagne dans le choix d’activités adaptées à vos objectifs, au profil des participants et au niveau d’accessibilité souhaité.
Répartition des groupes, horaires de rotation, consignes pratiques et échanges avec les animateurs : les détails sont anticipés pour faciliter la participation de chacun et l’enchaînement des activités.
Fêtes d’été & temps forts d’entreprise
Barbecue, repas en plein air ou journée conviviale : PRO2V prépare les aspects pratiques de vos rencontres estivales, de l’aménagement des espaces à l’articulation des repas et des animations.
Accès au site, matériel, zones abritées et solutions de repli en cas de météo défavorable sont intégrés aux préparatifs. Une attention portée aux conditions d’accueil pour préserver le confort des participants.
Arbres de Noël d’entreprise
PRO2V prépare votre arbre de Noël en tenant compte du nombre de familles et de l’âge des enfants : choix du spectacle et des animations, organisation du goûter, sélection et achat des cadeaux selon le budget et les choix validés avec l’entreprise.
Le suivi des inscriptions, la préparation des cadeaux et leur distribution s’intègrent à un déroulé coordonné, pour accueillir petits et grands et laisser toute sa place à ce moment de partage.
Inaugurations, anniversaires d’entreprise & lancements
PRO2V accompagne les étapes marquantes de votre entreprise en organisant le parcours de vos invités : accueil des clients et partenaires, visite des locaux, présentation d’un produit ou temps de célébration.
Les préparatifs peuvent inclure le suivi des commandes de flyers, brochures et objets publicitaires, la préparation des pochettes d’accueil et l’organisation de leur distribution. L’ordre des prises de parole et la coordination des séquences complètent ce dispositif pour mettre en valeur votre entreprise et votre message.