Combien de temps faut-il conserver les documents commerciaux ?
Quel que soit le statut de votre entreprise savoir gérer l’archivage des documents est essentielle.
Toutes les entreprises ont l’obligation de conserver tous les documents liés à leur activité car il est indispensable de garder tous les
éléments de preuve en cas de litige avec un fournisseur, un client et l’administration fiscale, que ce soit en cours d’activité ou après fermeture.
L’archivage des documents professionnels obéit à des règles strictes établies par la loi.
Une procédure rigoureuse doit être mise en place facilitant la recherche des documents en s’assurant de l’archivage de ces derniers, qu’ils ne soient pas détériorés et qu’ils puissent être conservés durablement.
Pour cela, Pro2V propose un procédé reposant sur :
- Identifier et vérifier des documents
- Nommer et protéger les archives
- Préserver, stocker afin de pouvoir consulter les documents archivés à tout moment
- Éloigner et détruire les documents inutiles et archiver définitivement les documents de l’entreprise
L’étape première de l’archivage est de bien identifier et contrôler les différents documents permettant un classement rapide et efficace et de conserver les archives dans de bonnes conditions.
Cette première étape est cruciale, qui demande beaucoup de temps si vous manquez de méthode et d’organisation. En prenant le temps de bien trier, de bien classer les différents documents selon sa nature : courrier, contrat, facture client/fournisseur, papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale… Vous gagnez en efficacité et en rapidité.
Pour toutes les entreprises, certains documents doivent être conservés plus longtemps que d’autres. L’archivage des documents doit respecter un certain nombre d’années, respecter les durées légales de conservation.
Les délais de conservation sont imposés pour permettre à l’administration, l’URSSAF, les services des impôts, l’inspection du travail… de mener des contrôles et de vérifier les informations déclarées, mais aussi en cas de litige.
A titre d’exemple : les contrats d’assurances 2 ans, les factures clients ou fournisseurs 10 ans, les pièces comptables 10 ans, les documents fiscaux 6 ans … Tableau durée de conservation. PDF
Par conséquent, les pièces comptables doivent être conservées comme preuve de l’exercice.
Quels risques si les documents ne sont pas conservés ?
Si l’entrepreneur ne retrouve pas les justificatifs en cas de litige, il ne risque pas seulement des sanctions. Il risque également de se
retrouver sans preuves en cas de contestation avec un client, un fournisseur, ou dans le cas où une administration lui réclamerait de fournir un document.
Risques encourus : « l’article 1734 du Code général des impôts dispose que le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 €. »
Cette amende s’applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas
communiqués.
N’empilez pas les documents les uns sur les autres, archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace procéder un archivage rigoureux, le classement, la conservation nécessite de l’organisation. Afin d’affronter plus sereinement toutes vos obligations légales, et pouvoir à tout moment sauvegarder vos droits et vous protégez légalement.
Pro2V Secrétariat propose un accompagnement personnalisé en évaluant sur site les documents existants et en mettant en place un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Le plan d’archives comprend :
- Le trie par famille des documents à gérer
- L’évaluation des volumes à traiter
- La durée de conservation légale de tous types de documents à archiver
- La fréquence de consultation, afin de garantir une accessibilité simple et rapide des archives
Les fournitures administratives indispensables au classement et rangement de vos documents professionnels
Afin de classer et d’archiver vos documents commerciaux, vous devez disposer de fournitures et équipements spécifiques à l’archivage, tels que :
- Des classeurs
- Des pochettes et chemises et autres pour protéger les documents
- Des boîtes et caisses d’archives
- Des étagères et meubles de rangement dédiés
Nécessaire à faciliter le ranger des documents en les classant de manière codifiée à l’aide d’identifiant ou de numérotation, favorisant une recherche rapide et un accès clair et simple aux documents recherchés.
Ne négligez pas l’archivage de vos documents, archivez de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile et efficace qu’il sera entrepris sans plus attendre.
Contactez nous Pro2V Secrétariat
contact@pro2v.fr – 06 20 46 86 59 – Notre page Facebook
Commentaires récents