Que l’on soit un professionnel ou un particulier, il est parfois nécessaire d’écrire une lettre administrative.
En tant que particulier, si votre situation familiale a changé, vous devez en informer la Caisse des Allocations Familiale, si vous souhaitez résilier le bail de votre logement auprès de votre bailleur, si vous devez joindre les impôts etc… Il est impératif d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception (Lettre A/R)
Et en tant que professionnel, les démarches auprès des organismes sont multiples, tel que l’URSSAF, les impôts, un litige avec un fournisseurs, un client ou bien votre banque.
Rédiger un courrier administratif n’est pas toujours une chose évidente. Pour vous aider dans cette tâche, Cabinet conseil Pro2V Secrétariat vous partage quelques astuces.
Il est important pour l’ensemble de ces démarches, de toujours garder une trace écrite, de vous constituer un dossier des demandes et échanges avec l’organisme concerné. Ces documents vous serviront de preuve, le cas échéant. Ecrire une lettre longue et complexe ne sert à rien, restez clair et précis, il s’agit de bien s’exprimer. Il est indispensable d’envoyer votre lettre de manière formelle par recommandé avec accusé de réception, vous pouvez l’envoyer également par voie électronique pour copie.
Vous vous demandez comment écrire ce courrier administratif.
Un courrier administratif comporte plusieurs éléments :
Il s’agit pour vous d’indiquer :
Vos coordonnées ;
Les coordonnées de votre destinataire ;
Le lieu, la date ;
Précisez le service concerné et, si possible, le nom de la personne en charge du suivi de votre dossier ;
L’objet de votre demande, les références de votre dossier ;
Madame, Monsieur, (le titre)
Les faits
Formulez et précisez le contexte de votre démarche. Soyez bref : une ou deux phrases suffisent.
Votre demande
Dans ce paragraphe, soumettez en détail votre demande et ce que vous attendez en retour, si vous estimez nécessaire joignez tout document annexe pour appuyer votre démarche.
La formule de politesse
Finissez votre lettre par une formule de politesse bien adaptée.
Votre signature
Et surtout relisez toujours votre courrier afin de vérifier de n’avoir rien oublié et correctement formulé, n’oubliez pas de signer et de corriger vos fautes.
Votre courrier est prêt à être envoyé !
Trouver les mots, n’est pas toujours facile pour une lettre administrative. Pour vous aider dans cette tâche, Pro2V vous propose un modèle de lettre, d’écrire et d’envoyer votre courrier, de constituer votre dossier, photocopie, scan…
VOICI LES ELEMENTS CLEFS D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE \RESEAUX – SOCIAUX\COURRIER ADMINISTRATIF.pdf
N’hésitez pas à télécharger cet exemple de courrier administratif au format PDF. Il vous aidera à la structure et de la mise en forme d’une lettre.
Nous espérons vous avoir donné quelques éléments utiles. Cependant, si vous souhaitez obtenir de l’aide dans la rédaction de vos courriers administratifs, n’hésitez pas à contacter votre assistante en écriture – contact@pro2v.fr – 06 20 46 86 59
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