Face à l’escalade des problèmes informatiques menaçant la pérennité des entreprises, celles-ci se tournent vers la protection de leurs documents d’affaires par le biais de coffres-forts numériques. Les chefs d’entreprise sont bien conscients de la vulnérabilité potentielle de leurs systèmes informatiques. Ils ont pleinement conscience qu’ils ne sont pas immunisés contre la perte de données ou une attaque virale qui pourrait contaminer leurs systèmes.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique exactement ?
C’est un service d’archivage en ligne conçu pour la protection et la sauvegarde des données et des documents sensibles. Ce service offre une flexibilité en termes de durée d’archivage, décidée par le client. Il permet aux entreprises de numériser et sécuriser le stockage des documents essentiels à leur fonctionnement.
Qui peut accéder à ce coffre-fort numérique ?
L’accès à un coffre-fort numérique est personnalisable. Certains documents peuvent être exclusivement accessibles à une seule personne, tandis que d’autres peuvent être accessibles à l’ensemble de l’équipe ou à certains collaborateurs. Chaque utilisateur se voit attribuer un mot de passe personnel, ce qui garantit la sécurité et la confidentialité des documents stockés.
Que dit la réglementation à ce sujet ?
Depuis le 1er janvier 2019, un décret a établi les conditions sous lesquelles les utilisateurs d’un coffre-fort électronique peuvent récupérer leurs données facilement. La dématérialisation et le stockage numérique sont devenus des outils indispensables, utilisés par divers secteurs tels que les ressources humaines pour la dématérialisation des bulletins de paie et les banques pour l’agrégation des factures en mode open-banking. Ce décret fixe les règles pour la récupération des données stockées.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L’utilisateur peut demander à récupérer ses données par une seule requête électronique. L’opérateur doit prendre les mesures nécessaires pour garantir que la récupération soit « complète, intègre et [effectuée] dans un délai raisonnable », comme le précise le décret.
De plus, les données doivent être restituées soit dans leur format d’origine, soit dans un « format électronique ouvert, structuré, couramment utilisé, facilement réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données ».
Ce format doit être clairement défini lors de la signature du contrat initial et l’information doit être facilement accessible. Le contrat doit également préciser les conditions dans lesquelles les données peuvent être converties. Enfin, la possibilité de récupérer les données doit être garantie pendant douze mois en cas de cessation du service.
Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?
Les entreprises sont de plus en plus préoccupées par la conservation numérique des documents. Des problèmes tels que la perte de données, la contamination par un virus, le vol d’équipements informatiques ou d’autres désastres peuvent entraîner une fermeture d’entreprise à cause de la perte de données. Perdre ses fichiers peut signifier perdre ses clients. Il est donc crucial de mettre en place des solutions de sauvegarde des informations et des documents externalisées. Cela comprend notamment les documents liés à l’industrie bancaire et de l’assurance, ainsi que les documents administratifs tels que les bulletins de salaire, les contrats, les factures, les documents officiels, les reçus de loyer, etc.
Comment choisir la bonne plateforme ?
De nombreuses plateformes offrent un service de coffre-fort numérique. Cependant, il est recommandé de choisir un service sécurisé proposé par un fournisseur de confiance et reconnu. Il est essentiel de prêter attention à la diversité des formats acceptés, à la présence d’un outil de recherche efficace et au processus de dépôt des documents. Pour choisir un prestataire, vous pouvez consulter votre expert-comptable ou votre banquier. Le service devrait être flexible et sans limitation de la capacité de stockage.
Le coffre-fort numérique permet aux clients d’accéder à leurs documents quand ils le souhaitent. Ils peuvent les consulter ou les imprimer à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, où qu’ils soient. Pendant toute la durée du contrat, l’utilisateur peut exercer à tout moment et gratuitement son droit à récupérer ses données et documents, sans aucune restriction quant au nombre d’opérations de récupération.
Normes de référence pour un coffre-fort électronique approprié
Il existe certaines normes qui peuvent vous aider à choisir un coffre-fort numérique en toute sécurité. Assurez-vous que le coffre-fort que vous sélectionnez respecte les normes suivantes:
Norme NFZ42-020
Certification ISO27001
Norme NF Z42-026
Norme NF42-025
Certification AFNOR NF 203
Norme eIDAS
Agrément SIAF
En somme, les coffres-forts numériques sont une solution robuste pour les entreprises cherchant à protéger et préserver leurs documents importants contre les menaces informatiques. Leur caractère personnalisable, leur conformité à diverses normes de sécurité et leur capacité à assurer la récupération intégrale des données font d’eux une option privilégiée pour de nombreuses organisations.
