Secrétaire Indépendante : Services Administratifs pour les Entreprises

Qu’est-ce qu’une Secrétaire Indépendante ?

Une secrétaire indépendante est une professionnelle qui travaille à son compte et propose des services administratifs et de secrétariat à destination des artisans, commerçants, petites et moyennes entreprises (PME) et associations. Elle peut exercer sur site (dans les locaux de l’entreprise) ou à distance (depuis son domicile ou son propre bureau).

Contrairement à une salariée, la secrétaire indépendante n’a pas de contrat de travail avec ses clients, mais des contrats de prestation de services. Elle est donc prestataire de services et non salariée. Son statut juridique peut varier selon la structure de son entreprise (micro-entreprise, EURL, SARL, SASU, SAS), et elle doit être immatriculée auprès d’un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) pour obtenir un numéro de SIRET.

Secrétaire Indépendante = Prestataire de Services

Être secrétaire indépendante, c’est avant tout être prestataire de services. Cela signifie qu’elle propose des prestations administratives à ses clients en échange d’une rémunération définie dans un devis ou un contrat de prestation. Son objectif principal est d’alléger la charge administrative de ses clients pour qu’ils puissent se concentrer sur leur activité principale.

Pour en savoir plus sur les différences entre un prestataire de services et un salarié, consultez notre article sur la secrétaire indépendante.

Les Missions d’une Secrétaire Indépendante

Les missions de la secrétaire indépendante spécialisée dans les services administratifs pour les entreprises varient en fonction des besoins des clients, mais elles concernent principalement la gestion administrative et le secrétariat courant.

Voici quelques exemples de missions :

• Gestion administrative : Classement et archivage, suivi des factures d’achat, relances clients, saisie de données, création de tableaux de bord.
• Gestion commerciale : Suivi des devis et commandes, mise à jour des bases de données clients, gestion des relances de paiement.
• Secrétariat classique : Rédaction et mise en page de courriers, préparation de présentations, accueil téléphonique, gestion des emails professionnels.
• Assistance à la pré-comptabilité : Préparation des éléments pour l’expert-comptable (saisie de pièces, préparation des justificatifs de TVA, etc.).
• Aide à la gestion des ressources humaines : Suivi des absences, préparation des éléments pour la paie, organisation des visites médicales.

Prestation sur site ou à distance ?

Une secrétaire indépendante peut intervenir de deux manières différentes :

1️⃣ Sur site (dans les locaux du client)

• La secrétaire travaille directement dans les bureaux du client.
• Idéal pour les missions nécessitant un accès physique aux documents de l’entreprise.
• Les missions peuvent être régulières (quelques heures par semaine ou par mois) ou ponctuelles (remplacement d’un salarié, surcharge de travail temporaire).

2️⃣ À distance (télétravail)

• La secrétaire travaille depuis son domicile ou son bureau personnel.
• Idéal pour les travaux de mise en page, la rédaction de courriers ou la saisie de données.
• Offre une grande flexibilité pour le client, qui n’a pas besoin de prévoir de poste de travail sur site.

Avantages de faire appel à une Secrétaire Indépendante

Faire appel à une secrétaire indépendante présente de nombreux avantages par rapport à l’embauche d’un salarié.

• Flexibilité : Vous ne payez que pour les heures de travail réalisées, pas de congés payés, ni de charges sociales.
• Souplesse : Les missions peuvent être régulières ou ponctuelles en fonction de vos besoins.
• Compétences variées : Les secrétaires indépendantes peuvent proposer des compétences en administration, pré-comptabilité, gestion commerciale et RH.
• Pas de charges fixes : Pas de coût de poste de travail (bureau, matériel informatique, logiciels, etc.).

Obligations Légales de la Secrétaire Indépendante

Certaines activités de comptabilité sont réservées aux experts-comptables. Selon l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945, la saisie comptable et l’établissement des bilans sont strictement réservés à l’ordre des experts-comptables.

Cependant, la secrétaire indépendante peut réaliser des tâches de pré-comptabilité, comme :

• La saisie de factures d’achat et de vente.
• La préparation des justificatifs pour la TVA.
• La préparation des éléments à transmettre à l’expert-comptable.

Conclusion

La secrétaire indépendante est une alliée précieuse pour les artisans, commerçants, PME et associations. Elle permet de gagner du temps, d’optimiser la gestion administrative et de se concentrer sur l’essentiel. Travaillant sur site ou à distance, elle s’adapte aux besoins des clients et offre une solution flexible et économique.